Johtajat, jotka eivät kuuntele, ympäröivät itsensä vähitellen ihmisillä, joilla ei ole mitään sanottavaa

Viestintä perustuu vuorovaikutukseen. On paljon ihmisiä, jotka haluavat harrastaa vain yhdensuuntaista vuorovaikutusta ajatuksella ’minä puhun ja muut kuuntelevat’. Varmasti jokainen haluaa saada äänensä kuuluviin omista näkökohdistaan, mutta omaa taipumustaan yksinpuheluun on syytä tarkkailla.

Yksinpuhuja alkaa helposti toistaa itseään, kuulijat väsyvät eivätkä enää kuuntele. Muut alkavat ajatella muita asioita ja vuorovaikutus pysähtyy. Tällöin ainoaksi mahdolliseksi hyödyksi jää, että puhuja voi oppia omista puheistaan jotakin. Tämä ei ole kuitenkaan viestinnän tarkoitus.

 

Hiljaisiakin pitää kuunnella

Viestinnän pitäisi aina olla vuorovaikutteista kaikilla tasoilla. Toki on myös paljon ihmisiä, jotka eivät haluakaan tuoda omia näkökohtiaan keskusteluun. Eräs työkaverini sanoi, ettei halkea, jos jättää jotakin sanomatta. Näitä hiljaisia pitää kuitenkin houkutella myös lausumaan mielipiteensä, joka sekin on arvokas.

Muistan omista kokouksistani, että johtajalla on suuri houkutus tuoda omat näkökulmansa esiin ja jättää kuulijoiden näkökulmat huomioimatta. Kuitenkin kokouksen tarkoituksena on sosiaalisen tiedon kehittyminen, ei yhden mielipiteen totteleminen, vaikka se olisikin johtajan näkemys. Pidin hyvinä kokouksissa kommenttikierroksia, missä jokainen vuorollaan sai sanoa näkemyksensä.

 

Sosiaalinen tieto on usein parempaa kuin yksilön tieto

Sosiaalisen tiedon pitäisi olla parempaa kuin yksilön tiedon. Toisaalta sosiaalinen tieto on vaikeampaa ja monisyisempää kuin yksilön tieto.

Miksi avoin ja vuorovaikutteinen viestintä ei sitten aina toimi? Taustalla voi olla halu vaikuttaa asioihin niin, että vain tietyn suuntainen päätelmä on mahdollinen, jolloin muiden ei anneta vaikuttaa edes puheellaan asioihin. Joku voi ajatella, että asia on niin selvä, ettei siihen tarvita keskustelua. Suomessa on edelleen ainakin työpaikoilla varsin hierarkkinen kulttuuri, missä johdon direktiovalta käy viime kädessä muun vaikuttamisen yli. Me olemme tottuneita tähän.

Viestinnän tulisi olla aikuisten ja tasavertaisten henkilöiden vuorovaikutusta. Samaan voivat parhaimmillaan päästä esimerkiksi LinkedInin tai Facebookin ryhmät, joihin jäsenet voivat tuoda oman asiantuntemuksensa kokonaisuuden eteen. Samanlainen ajattelu on myös yritysten tietopankkien takana. Tietopankkiin kerätään esimerkiksi harvoin sattuneita, mutta välttämättä ratkaistavia asioita.

 

Hyvä kuuntelija yhdistää näkökulmat

Kuuntelemiskeskustelussa pitää myös ottaa huomioon, että kuuntelija oppii ehkäpä eniten. Hyvä kuuntelija voi muodostaa suurenkin joukon mielipiteistä uutta näkökulmaa, joka kantaa paljon pidemmälle kuin yksin kammiossa ajateltu asia.

Tällöin on myös sanottu, että johtajien pitää jatkossa olla entistä parempia kuuntelijoita, jotka pystyvät uuttamaan ristiriitaisista näkemyksistä hyviä kestäviä näkökulmia asioiden ratkaisemiseksi.

 

Joskus epävarmat ihmiset puhuvat eniten

Voi myös olla niin, että epävarmat ihmiset puhuvat eniten. He eivät ikään kuin uskalla päästää kritiikkiä valloilleen peläten tilanteen johtavan kaaokseen. Tällöin kokousten tulokset jäävät keskinkertaiselle tasolle. Tästä tullaan myös johtajan ominaisuuteen, hänen pitää pystyä selviytymään kiihkeässä mielipideilmastossa.

Miten voisi oppia viestimään ja kuuntelemaan enemmän sekä tehokkaammin? Viestinnässä pitäisi pyrkiä nasevuuteen. Jaaritteluja on maailma täynnä. Pidin ja pidän hyvinä käytäntöinä puolustusvoimien briefauksia, missä nopealla jopa puolen tunnin kierroksella kaikki kuulevat tärkeimmät asiat, jotka voivat vaikuttaa tulevan päivän aikana. Minusta siinä olisi yritystoiminnassa tai hallinnossa oppimista.

 

Osallistaminen auttaa kuuntelemisessa

Monesti vieläkin ajatellaan, että luento tai koulutustilaisuus on yksipuolista viestintää, missä puhuja puhuu ja muut kuuntelevat. On kuitenkin todettu, että jo 15 minuutin jälkeen kuuntelijoiden kiinnostus herpaantuu ja esimerkiksi tunnin luennosta jää mieleen vain pieni osa. Siksi myös ainakin osa luennosta voi olla kaksipuolista viestintää, missä kuulijat voivat kysellä ja osallistua.

Minulle oli yllätys lukea englantilaisesta tuoreesta tutkimuksesta, missä todettiin, että avotoimistojen käyttöönotto on vähentänyt suoraa, ihmisten välistä kommunikointia. Lisäksi henkilöt avotoimistoissa pyrkivät käyttämään kuulokkeita ja pyrkivät eristäytymään.

Tietysti myös viestintävälineet ovat kehittyneet ja skypet sekä chatit yms. yleistyneet, joten kasvokkaista viestintää ei enää tarvitakaan niin paljon. Viestinnän välineet elävät ja kehittyvät koko ajan.

 

Teknologia ei korvaa tärkeimpiä kuuntelun hetkiä

Viestivälineet ovat myös mahdollistaneet etätyötä entistä moniulotteisemmaksi, jolloin työtä tehdään lentokentillä, kulkuneuvoissa, kahviloissa ja kotona. Monet kuitenkin sanovat, että on edelleen joitakin asioita, mitkä pitää hoitaa kasvokkain, kuten esimerkiksi kehityskeskustelut, työhaastattelut ja herkät tilanteet. Monet ovat pahoittaneet mielensä ja katkeroituneet, kun esimerkiksi irtisanominen tai lomautus on tehty sähköpostilla.

Mikä sitten on laadukasta kuuntelua? Harward Business Reviewissä oli toukokuussa artikkeli, missä pohdittiin kuuntelemista. Artikkelin mukaan hyvät kuuntelevat johtajat luovat luottamusta, parempaa työtyytyväisyyttä ja lisäävät tiimien luovuutta.

 

Hyvän kuuntelemisen esteenä voivat olla

 

• pelko johdon heikkoudesta
• kuunteleminen vie aikaa ja siitä saa liian vähän
• muutoksen pelko

 

Kehitä kuunteluasi näin

 

• kuuntele täydellä huomiolla tai älä kuuntele ollenkaan
• älä keskeytä
• älä tuomitse tai arvostele kuunteluvaiheessa
• älä heti tarjoa omia vaihtoehtojasi
• tee täydentäviä kysymyksiä
• reflektoi eli analysoi kuulemaasi

Eräässä toisessa artikkelissa mietelauseena oli:

”Johtajat, jotka eivät kuuntele, ympäröivät itsensä vähitellen ihmisillä, joilla ei ole mitään sanottavaa (Andy Stanley)”

 

Rauno Pääkkönen

Kirjoittaja on yrittäjä ja tekniikan tohtori, joka työskenteli aiemmin Työterveyslaitoksessa työhyvinvointiyksikön johtajana.