Muutosneuvottelut ovat viestintää – kolme kultaista sääntöä
Lukuisat yritykset ovat viime viikkoina kertoneet aloittavansa muutosneuvottelut ja yhä useamman suomalaisen työpaikka on uhattuna. Muutosneuvotteluilla (entiset yt-neuvottelut) tarkoitetaan työnantajan ja henkilöstön välisiä neuvotteluja silloin, kun työnantaja harkitsee toimenpiteitä, jotka voivat johtaa yhden tai useamman työntekijän irtisanomiseen, lomauttamiseen, osa-aikaistamiseen tai työsopimuksen olennaisen ehdon yksipuoliseen muuttamiseen taloudellisilla tai tuotannollisilla perusteilla.
Muutosneuvottelut ovat haastava tilanne kaikille osapuolille – ne aiheuttavat usein sekä emotionaalisia että liiketoiminnallisia haasteita. Työntekijät voivat kokea pelkoa, epävarmuutta, ahdistusta sekä suuttumusta, samalla kun työnantajalla on paineita tehdä päätöksiä, jotka saattavat vaikuttaa merkittävästi henkilöstöön. Tosiasia on se, että muutostilanteet ovat kuormittavia ja niitä ei tule väheksyä.
Älä tuhoa yrityksen mainetta
Jokainen muutostilanne on aina erilainen. Huonosti hoidetut muutosneuvottelut voivat horjuttaa työntekijöiden luottamusta organisaation johtoon. Epäselvä viestintä, puutteellinen osallistaminen ja päätösten perustelujen puute voivat johtaa siihen, että työntekijät kokevat tulleensa sivuutetuiksi tai heidän huoliaan ei oteta vakavasti. Pahimmillaan organisaation maine voi kärsiä, jos se koetaan epäoikeudenmukaisena tai epärehellisenä neuvotteluiden aikana. Tämä voi vaikuttaa organisaation houkuttelevuuteen työnantajana ja myös asiakassuhteisiin. Muutosneuvottelu on hetki, kun yrityksen kyvykkyydet toimia vastuullisesti ja ihmislähtöisesti, menee todelliseen testiin.
Viestinnän kolme kultaista sääntöä
Viestintä on muutosneuvotteluiden aikana aina avainasemassa, mutta sen tekeminen on myös vaativaa. Ei ole helppoa sanoittaa ja kommunikoida monimutkaisia ja tunteita herättäviä asioita selkeästi ja ymmärrettävästi. Pahimmat mokat syntyvätkin, kun asiat hoidetaan epäammattimaisesti. Säntillisesti toteutettu viestintä auttaa ehkäisemään muutosneuvotteluiden aikana konflikteja ja varmistamaan, että päätökset ovat oikeudenmukaisia ja hyvin perusteltuja.
Nämä kolme viestinnän periaatetta auttavat organisaatiota selviytymään viestinnällisesti muutosneuvotteluiden aikana:
- Avoimuus ja rehellisyys
Jos yksi neuvo muutosneuvotteluiden viestintään pitäisi antaa olisi se: viestikää avoimesti, rehellisesti ja empaattisesti. Avoimuutta ja rehellisyyttä on kertoa selkeästi yrityksen nykytilanteen haasteet ja syyt, miksi yritys on joutunut muutosneuvotteluihin ja miksi ylipäänsä organisaatio tai tietty ihmisjoukko työyhteisöstä on kyseisessä tilanteessa. Empatian korostaminen ei tarkoita kaiken hyväksymistä, sääliä, tai esimerkiksi johtajan auktoriteetin menetystä. Empatia on toisen asemaan eläytymistä ja omien tunteiden erottamista toisen tunteista. Empatia on suuri resurssi viestinnässä, eikä sulje pois analyyttisyyttä tai asiakeskeisyyttä, painotuksen muuttuessa tilannekohtaisesti.
2. Keskustele ja kuuntele
Muutosneuvotteluiden aikana yrityksen johdon ja esihenkilöiden olisi tärkeää mahdollistaa työyhteisölle erilaisia kanavia, keskustelufoorumeita, tiedotustilaisuuksia ja tapahtumia, joissa otetaan työntekijöiden huolia, ongelmia ja kysymyksiä avoimesti vastaan. Vuorovaikutuksen merkitystä ei voi korostaa liikaa ja turvallinen työympäristö antaa mahdollisuuden ilmaista vaikeat tunteet ja asiat, eikä niitä lakaista maton alle. Paljon siis keskustelua ja kuuntelua.
3. Työntekijöiden osallistaminen neuvotteluihin
Epätietoisuus aiheuttaa helposti lumipalloefektin: epävarmuutta ja huhupuheita. Tästä syystä työntekijöiden olisi tärkeää saada tietää asioista silloinkin, kun mitään päivitettävää tilanteeseen ei ole. Selkeä tilannekuva, jossa yrityksen johto ja työntekijät voivat yhdessä jäsentää olemassa olevaa tilannetta, vahvistavat usein luottamusta.
Esihenkilöt ja johto tarvitsevat viestintää
On selvää, että muutosneuvottelut vaativat erityisen paljon taitoja yrityksen johdolta ja esihenkilöiltä. Heidän täytyy olla yhtä aikaa asioiden suhteen riittävän kovia, mutta empatiaa ja ymmärrystä tarvitaan. Viestintä ei saa myöskään päättyä vaikka muutosneuvottelut päättyvät. Muutokset, jotka on päätetty muutosneuvotteluiden kautta, voivat usein olla monimutkaisia, ja niiden vaikutukset voivat tuntua epäselviltä työntekijöille. Jatkamalla selkeää viestintää muutosten jälkeen voi auttaa työntekijöitä ymmärtämään, mitä muutokset tarkoittavat esimerkiksi heidän työssään.
Lisäksi kuuntelua vaaditaan, sillä työkavereiden lähteminen neuvotteluiden myötä, voi olla monelle hyvin raskasta. Jatkuva viestintä muutosneuvotteluiden päättymisenkin jälkeen auttaa usein rakentamaan luottamusta, ymmärrystä ja vakautta organisaatiossa muutosten keskellä. Viestinnän ammattilaiset ovat arvokkaita kumppaneita varmistamassa, että muutosneuvottelut sujuvat alusta alkaen – ja neuvottelujenkin jälkeen – mahdollisimman hyvin ja oikeudenmukaisesti kaikille osapuolille.
Anni Lehti
Anni on Viestin hallituksen varajäsen ja Suomen startup-yhteisön viestintäpäällikkö.