Viesti, pidä taukoja ja huolehdi rutiineista – parhaat vinkit etätyöhön

Koronavirus vaatii jatkuvaa viestintää – miten päivystys järjestetään?
16.3.2020
Korona toi viestinnän merkityksen näkyviin
16.3.2020

Viesti, pidä taukoja ja huolehdi rutiineista – parhaat vinkit etätyöhön

Monet viestijät ovat koronaviruksen aiheuttaman poikkeustilanteen myötä jääneet kotiin tekemään etätyötä. Vaikka etätyö ei olekaan jokaisen mieleen, on hyvä muistaa, että kaikilla työssäkäyvillä ei ole siihen edes mahdollisuutta. Oikeutta etätyöhön suositellaan käytettäväksi, jotta virustartunnat vähenisivät. Mutta miten tehdä etätöitä mahdollisimman tehokkaasti ja mukavasti? Keräsimme kokoon viestijän työhön sopivimmat etätyövinkit.

 

 

Sovi työnteon pelisäännöistä

Muista, ettei poikkeustilanne tarkoita sitä, että kaikki ovat töissä 24/7. Uuden työaikalain mukaisesti etätyö on virallista työaikaa. Siksi siihen sovelletaan työlainsäädäntöä ja työehtosopimusten määräyksiä. Onko työpaikallanne toimintaohje etätöiden tekemiseksi? Jos viestinnän päivystystä tarvitaan, käy läpi työnantajasi tai työntekijöidesi kanssa tämä lista. Etätyössä olevaan pitää saada yhteys puhelimitse, sähköpostitse tai pikaviestisovelluksilla työajan puitteissa. Työnantajan taas on huolehdittava tietoliikenneyhteyksistä, työvälineistä sekä vakuutusten kattavuudesta. Lisätietoa saat Akavan sivuilta.

 

Laita viestintäkanavat kuntoon

Jos olet esihenkilö- tai muussa vastuullisessa asemassa, käytä sisäiseen viestintään mieluummin liikaa kuin liian vähän aikaa. Kerro, millaisessa tilanteessa organisaationne on ja kuinka tämä tilanne vaikuttaa työntekijöihin. Keskustele kollegojesi kanssa siitä, mitä kanavia sisäiseen viestintään käytetään etäpäivien aikana. Missä kanavissa kokoustetaan ja missä käydään kokousten ulkopuolisia keskusteluja? Useimmilla tällaiset kanavat ovat jo muutenkin arkisessa käytössä, mutta kanavien käyttötarkoitusten kertaamisesta on tuskin haittaa.

 

Pidä yhteishenkeä yllä

Onko työyhteisölläsi käytössä kevyen keskustelun viestintäkanava? Erityisesti etätyöjakson aikana on tärkeää, että organisaatiolla on virtuaalinen kahvihuone, jossa voi jutella muista kuin työhön liittyvistä asioista tai vaikkapa purkaa poikkeustilanteen aiheuttamia ikävämpiäkin tuntemuksia. Mukava tapa pitää yllä yhteisöllisyyttä on valita jokin tietty kellonaika, jolloin keräännytään etäyhteyden ääreen kahvittelemaan ja juttelemaan muihin kuin työhön liittyvistä asioista. Sopikaa kuitenkin, ettei vapaamuotoisilla kanavilla saa edes vertaistukeen vedoten levittää valheellista tietoa koronaviruksesta tai lietsoa paniikkia muilla tavoilla.

 

Tarkista, miten poikkeustilanne muuttaa työtäsi

Poikkeustilanne on kirjaimellisesti sellainen ajanjakso, jonka aikana toimintatavat ovat erilaiset kuin tavallisesti. Totutut säännöt ja käytänteet eivät siis välttämättä päde. Uskalla kysyä kaikki ne työhön liittyvät kysymykset, jotka sinua askarruttavat. Todennäköisesti näin helpotat myös muiden työtä, sillä muutkin saattavat pohtia samoja asioita.

 

Tee etäkokouksista toimivia

Etäkokoukset olivat osa arkea monissa organisaatioissa jo ennen nykyistä poikkeustilannettakin, mutta tiettyjen hyvien käytänteiden kertaamisesta voi silti olla apua.

  • Jos olet etätapaamisen järjestäjä, mieti, onko kokous varmasti tarpeellinen. Jos on, laadi ennen kokousta alustava esityslista tai muu kooste, josta käy ilmi kokouksen tarkoitus ja käsiteltävät asiat. Jaa tämä osallistujille mieluiten etukäteen. Testaa kokousalustaa ajan kanssa, jotta itse kokouksen aikana ei tarvitse painia perustason ongelmien kanssa.
  • Jos olet etätapaamisen osallistuja, tutustu tapaamisen esityslistaan jo etukäteen. Avaa tarvittava materiaali valmiiksi saataville.
  • Tarkista hyvissä ajoin, että tekniikka toimii. Onko käytössäsi etäkokoussovelluksen viimeisin versio? Toimiiko netti? Tarvitsetko erillistä mikkiä, kameraa tai kuulokkeita?
  • Sovi osallistujien kanssa kokouksen alussa siitä, miten puheenvuoroa pyydetään. Sopikaa myös, että joku toimii kokouksen vetäjänä ja jakaa puheenvuorot.
  • Pyydä jokaista kokoukseen osallistujaa kertomaan kuulumisensa lyhyesti kokouksen alussa. Näin kaikki pääsevät ääneen ja kynnys puheenvuorojen pyytämiseen madaltuu virallisemmista asioista keskusteltaessa.
  • Hiljennä mikkisi silloin, kun et puhu. Näin taustaltasi mahdollisesti kuuluvat rapinat, lasten tai lemmikkien äänet tai näppäimistön nakutus eivät häiritse muita osallistujia.

 

Pidä taukoja

Muista tauottaa työtäsi. Tavallisena toimistopäivänä taukoja pidetään lähes huomaamatta kollegan kanssa juttelemalla tai lounastamalla. Tällainen tauotus ja työpäivän huokoisuus on tärkeää myös etätyöpäivinä, jotta jaksaminen säilyy hyvänä. Jos et muista pitää taukoja, aseta kännykän herätyskellosovellukseen itsellesi herätyksiä. Pakota itsesi ylös ja hae vaikka vettä.

 

Ulkoile ja liiku

Etätyöpäivänä saattaa olla tavalliseen työpäivään verrattuna helpompaa piipahtaa pihalla joko yksin tai lasten, lemmikkien tai vaikkapa kavereiden kanssa. Koska koronatilanteen vuoksi lähes kaikki kuntosalit ja muut liikuntapaikat ovat suljettuina, monet liikunta-alan yrittäjät tarjoavat erilaisia netin kautta tehtäviä jumppia ja muita tunteja, joita voi tehdä silloin, kun se itselle parhaiten sopii. Mieti, millainen liikunta ja kehon herättely työpäivän aikana on sinulle mieluista.

 

Luo rutiineja ja pidä niistä kiinni

Etätyöpäivät voivat aiheutta ristiriitaisia haasteita: joko töitä tehdään liikaa ja tauotta tai vastaavasti ongelmana voi olla kaikkeen muuhun paitsi työhön keskittyminen. Rutiinit saattavat auttaa. Tee itsellesi päivän aikataulusta kevyt hahmotelma, jossa erottelet työ- ja vapaa-ajan toisistaan. Merkitse suunnitelmaasi palaverien lisäksi myös tauot ja pyri noudattamaan suunnitelmaa joka päivä.

 

Huolehdi ergonomiasta

Osa työpaikoista kannustaa työntekijöitään lainaamaan etätyöjakson ajaksi toimistolta laitteita tai työtuoleja, jotta työntekijä voi tehdä töitä ergonomisesti myös kotitoimistollaan. Vaikka tämä ei olisikaan mahdollista, koeta välttää houkutusta työskennellä sohvannurkasta tai sängynpohjalta käsin ainakin osan päivästä ajan. Vinkkejä työpiste-ergonomiaan saat Työterveyslaitoksen sivuilta.

 

Sovi rajoista kotona olevien kanssa

Jos kotitoimistoasi ovat jakamassa lapset, lemmikit, puoliso tai vaikkapa kämppikset, pyri sopimaan yhteisistä rajoista. Missä tilanteissa tarvitset rikkumattoman rauhan? Neuvottelut saattavat kuitenkin kariutua erityisesti silloin, kun perheen pienimmät ja karvaisimmat kaipaavat huomiotasi. Jos mahdollista, sijoita työpisteesi huoneeseen, josta saat tarvittaessa oven kiinni vähintään etäkokousten ajaksi.

 

Kaikista tärkeintä on kuitenkin tällä hetkellä

  • Huolehtia hygieniasta pesemällä käsiä saippualla ja vedellä
  • Yskiä ja aivastaa käsien sijaan kertakäyttönenäliinaan tai käsivartta vasten
  • Välttää ylimääräistä kotoa poistumista ja matkustamista
  • Suojata ikääntyneitä ja muita riskiryhmiin kuuluvia jättämällä vierailut myöhemmälle ajankohdalle

 

Laura Piiroinen
@laurapiiroinen
Viestintä- ja järjestöpäällikkö
Viesti ry

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *