Tietosuojaseloste

Viesti ry:n jäsenviestintärekisteri
22.5.2018

 

1) Rekisterinpitäjä

Viestinnän asiantuntijoiden ammattijärjestö Viesti ry
Pohjoisesplanadi 21 B 7
00100 Helsinki

Y-tunnus 1031923-4

 

2) Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Laura Piiroinen
Pohjoisesplanadi 21 B 7
00100 Helsinki
laura.piiroinen@viesti.fi
puh. +358 44 700 4044

 

3) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään jäsenviestinnän ja jäsenpalvelujen toteuttamisen mahdollistamiseksi. Tällaisia käyttötarkoituksia ovat esimerkiksi jäsentiedotteiden lähettäminen, yhdistyksen toiminnasta viestiminen, erilaiset jäsentutkimukset, koulutus- ja tapahtumailmoittautumisten kerääminen ja käsittely sekä muu yhdistyksen tarjoamiin jäsenpalveluihin liittyvä toiminta.

Henkilötietojen käsittely perustuu jäsenten ja yhdistyksen väliseen jäsensuhteeseen.

4) Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
– yhteystiedot, kuten nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
– tieto työ- tai opiskelustatuksesta (esim. työelämässä, opiskelija, freelancer, eläkeläinen)
– tieto mahdollisista erityisruokavalioista ja allergioista
– mahdollisia muita tapauskohtaisesti käyttäjän suostumuksella kerättäviä tietoja

 

5) Säännönmukaiset tietolähteet

Käyttäjää koskevat tiedot saadaan pääsääntöisesti käyttäjältä itseltään esimerkiksi ilmoittautumisen yhteydessä internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla.

Jäsenten yhteystietoja saadaan esimerkiksi jäsenviestintää varten Akavan Erityisalojen jäsenrekisteristä, jonka ylläpitäjänä toimii Akavan Erityisalat.

 

6) Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kerättyjä tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta eteenpäin. Mikäli esimerkiksi koulutuksen yhteydessä osallistujien nimet ja yhteystiedot luovutetaan koulutuksen järjestäjälle tai kouluttajalle suoria yhteydenottoja tai koulutusmateriaalien toimittamista varten, tietoja käsitellään asianmukaisten tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Erityistapauksissa osallistujien yhteystietoja voidaan luovuttaa myös muille koulutuksen tai tapahtuman osallistujille esimerkiksi verkostoitumisen mahdollistamiseksi. Tällöin suostumus luovuttamiseen kysytään aina erikseen.

 

7) Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos palveluntarjoaja tai toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme siirtää henkilötietoja palvelun tuottamisen yhteydessä, heidän tulee noudattaa asianmukaisia suojatoimia rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.

 

8) Rekisterin suojauksen periaatteet

a) Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa ei pääsääntöisesti ole. Mikäli esimerkiksi osallistujalista nimineen ja sähköpostiosoitteineen tulostetaan, se hävitetään asianmukaisia tietosuojakäytäntöjä noudattaen sen jälkeen kun sitä ei enää tarvita.

b) Sähköinen aineisto
Rekisteritietoja sisältävien järjestelmien (esim. Surveypal, Creamailer, Bigmarker) käyttöön ovat oikeutettuja vain ne TAKU ry:n työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisteritietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin. Palveluntarjoajat vastaavat kukin osaltaan järjestelmiensä teknisistä suojauksista.

Mikäli TAKU ry:n työntekijät säilyttävät rekisteritietoja henkilökohtaisilla tietokoneillaan, niihin on pääsy vain kyseisellä työntekijällä. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa rekisterissä oleville henkilöille ilmoitetaan asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

 

9) Rekisterissä olevien henkilöiden oikeudet

Rekisterissä olevilla henkilöillä on oikeus tarkastaa henkilötietonsa. Voit saada tietosi tarkastettavaksi lähettämällä pyynnön sähköpostitse osoitteeseen toimisto@viesti.fi.

Rekisterissä olevat henkilöt voivat milloin tahansa pyytää henkilötietojensa oikaisemista, päivittämistä tai poistamista.

Rekisterissä olevilla henkilöillä oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa. Suostumus henkilötietojen käsittelyyn voidaan peruuttaa milloin tahansa. Sen jälkeen rekisterissä olevan henkilön tietoja ei enää käsitellä, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.