Viesti ry:n tietosuojaseloste jäsenille ja sidosryhmille
1) Rekisterinpitäjä
Viestinnän asiantuntijoiden ammattijärjestö Viesti ry
Snellmaninkatu 19–21 F 13
00170 Helsinki
Y-tunnus 1031923-4
2) Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Siina Repo
Snellmaninkatu 19–21 F 13
00170 Helsinki
toimisto@viesti.fi
puh. +358 44 700 4044
3) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käytetään jäsenviestintään, jäsensuhteen ja -palveluiden hallintaan, vaikuttamistyöhön, informoimiseen sekä yhteiskunnalliseen edunvalvontaan. Käyttötarkoituksia ovat esimerkiksi jäsentiedotteiden lähettäminen, yhdistyksen ydintoiminnasta viestiminen, erilaiset jäsentutkimukset, koulutus- ja tapahtumailmoittautumisten kerääminen ja käsittely sekä muu yhdistyksen tarjoamiin jäsenpalveluihin liittyvä toiminta.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai yhdistyksen oikeutettuun etuun.
Tietoja ei käytetä kaupallisiin tarkoituksiin.
4) Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- yhteystiedot, kuten nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- tieto työ- tai opiskelustatuksesta (esim. työelämässä, opiskelija, freelancer, eläkeläinen)
- tieto työpaikasta ja -suhteesta (esim. titteli, työnantaja)
- mahdollisia muita tapauskohtaisesti käyttäjän suostumuksella kerättäviä tietoja
5) Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja saadaan henkilöiden omasta aloitteesta ja suostumuksella. Sen lisäksi henkilötietoja kerätään yleisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten yritysten julkisilta nettisivuilta tai muista avoimista yritysten yhteyshenkilöiden rekistereistä.
Jäseniä koskevat tiedot saadaan pääsääntöisesti jäseneltä itseltään esimerkiksi ilmoittautumisen yhteydessä internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla. Jäsenten yhteystietoja saadaan jäsenviestintää varten myös Akavan Erityisalojen jäsenrekisteristä, jonka ylläpitäjänä toimii Akavan Erityisalat AE ry.
6) Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Kerättyjä tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta eteenpäin. Jos esimerkiksi koulutuksen yhteydessä osallistujien ilmoittamat tiedot luovutetaan koulutuksen järjestäjälle tai kouluttajalle osallistujien sisäänkirjausta, suoria yhteydenottoja tai koulutusmateriaalien toimittamista varten, tietoja käsitellään asianmukaisten tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.
Erityistapauksissa osallistujien yhteystietoja voidaan luovuttaa myös muille koulutuksen tai tapahtuman osallistujille esimerkiksi verkostoitumisen mahdollistamiseksi. Tällöin suostumus luovuttamiseen kysytään aina erikseen.
7) Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos palveluntarjoaja tai toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme siirtää henkilötietoja palvelun tuottamisen yhteydessä, heidän tulee noudattaa asianmukaisia suojatoimia rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.
8) Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa ei pääsääntöisesti ole. Jos esimerkiksi osallistujalista nimineen ja sähköpostiosoitteineen tulostetaan, se hävitetään asianmukaisia tietosuojakäytäntöjä noudattaen sen jälkeen kun sitä ei enää tarvita.
Sähköinen aineisto
Rekisteritietoja sisältävien järjestelmien (esim. Surveypal, Creamailer, Eventilla) käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Viesti ry:n työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisteritietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin. Palveluntarjoajat vastaavat kukin osaltaan järjestelmiensä teknisistä suojauksista.
Jos Viesti ry:n työntekijät säilyttävät rekisteritietoja henkilökohtaisilla tietokoneillaan, niihin on pääsy vain kyseisellä työntekijällä. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa rekisterissä oleville henkilöille ilmoitetaan asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.
9) Rekisterissä olevien henkilöiden oikeudet
Rekisterissä olevilla henkilöillä on oikeus tarkastaa henkilötietonsa. Voit saada tietosi tarkastettavaksi lähettämällä pyynnön sähköpostitse osoitteeseen toimisto@viesti.fi.
Rekisterissä olevat henkilöt voivat milloin tahansa pyytää henkilötietojensa oikaisemista, päivittämistä tai poistamista.
Rekisterissä olevilla henkilöillä oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa. Suostumus henkilötietojen käsittelyyn voidaan peruuttaa milloin tahansa. Sen jälkeen rekisterissä olevan henkilön tietoja ei enää käsitellä, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.
Tietosuojalainsäädännön noudattamista Suomessa valvoo tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa tietosuojalainsäädäntöön perustuvista oikeuksistasi saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/tunne-oikeutesi. Tarvittaessa voit valittaa tai tehdä kantelun tietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle. tietosuoja.fi
10) Evästekäytäntö
Käytämme sivustollamme evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka verkkoselain tallentaa sivuston käyttäjän laitteelle, ellei tallentamista ole estetty.
Evästeiden avulla voimme seurata muun muassa sitä, mitkä ovat verkkosivuston suosituimpia sisältöjä, millaisilla laitteilla verkkosivua käytetään, kuinka kauan sivustolla vieraillaan ja mistä kävijät sivustolle saapuvat. Käytämme evästeiden keräämää tietoa sivuston sisältöjen laadun ja sivuston käytettävyyden analysointiin Google Analytics -palvelun avulla. Tietoa voidaan käyttää myös mainonnan kohdentamiseen verkkosivullamme tai muissa verkkopalveluissa.
Evästeet eivät tallenna henkilökohtaisia tietoja käyttäjistä. Sivustolla vierailemalla hyväksyt evästeiden käytön laitteellasi. Voit hallita evästeitä muuttamalla selaimen asetuksia. Voit halutessasi estää evästeiden käytön, sallia ne vain pyynnöstä tai poistaa ne selainistunnon sulkemisen yhteydessä.
Sivustolla on myös kolmannen osapuolen liitännäisiä kuten sosiaalisen median palveluiden jakopainikkeita tai upotuksia. Näiden kolmannen osapuolen liitännäisten evästeistä ja niiden käyttöehdoista vastaa kyseisen palvelun tarjoaja.