Julkisen sektorin muutosneuvotteluissa ei voida säästää viestinnästä – vaarassa ovat kansalaisten tiedonsaanti ja muutoksen johtaminen

Useat julkisen sektorin organisaatiot, kuten HUS, Verohallinto ja monet kunnat ovat viime viikkoina kertoneet aloittavansa muutosneuvottelut, jotka koskevat myös erilaisia viestinnän tehtäviä. Viestinnän tarve kasvaa erityisesti muutoksissa, ja julkishallinnossa muutoksia on edessä runsaasti. Viranomaisilla on lakisääteinen velvollisuus edistää toimintansa avoimuutta sekä tuottaa ja jakaa tietoa. Lisäksi informaatiovaikuttamisen yleistyminen edellyttää tehostettua viestintää. Kokosimme kuusi syytä, miksi viestintää tarvitaan juuri nyt julkishallinnossa.

Aluehallinnon uudistus, hyvinvointialueiden kehittäminen, julkishallinnon säästöt ja muutosneuvottelut edellyttävät ammattimaista viestintää. Viestinnän asiantuntijoiden ammattijärjestö Viesti ry:n toiminnanjohtaja Siina Repo korostaa, että ajan hermolla oleva viestintä ei ole enää tukifunktio, vaan sen pitää olla osa strategista johtamista.

– Johtaminen on viestintää. Ennakoivaa, tehostettua sekä ammattimaista viestintää tarvitaan erityisesti muutoksissa, joita julkishallinnossa on meneillään tällä hetkellä paljon. Lisäksi julkishallinnolla on lakisääteinen tehtävä viestiä kansalaisilleen avoimesti. Viestinnästä säästäminen heikentäisi sekä demokratian toteutumista että johtamisen laatua.

Viestinnän ala 2023 -kyselytutkimuksen mukaan kyberhyökkäykset, palvelunestohyökkäykset ja informaatiovaikuttaminen ovat lisänneet viestinnän työmäärää viime vuosina.

–Informaatiovaikuttaminen on lisääntynyt yhteiskunnassamme, ja sitä vastaan puolustaudutaan tehostetulla viestinnällä. Siksi viestinnästä leikkaaminen uhkaisi myös turvallisuutta ja yhteiskuntarauhaa.

Lisäksi Repo muistuttaa, että työyhteisössä viestinnän ja vuorovaikutuksen osaaminen ovat avainasemassa erityisesti muutosneuvottelujen aikana ja sen jälkeen, jotta organisaation toimintakyky säilyy. 

–Viestinnän avulla johto toteuttaa avoimuutta, näyttää tulevaisuuden suuntaa ja rakentaa luottamusta yhteisössä turbulenssin keskellä. Toteutuessaan leikkaukset aiheuttavat isoja muutoksia, joista julkishallinnoilla on myös velvollisuus viestiä. Vähennyksienkin jälkeen on taattava lainmukainen tiedonsaanti kansalaisille, minkä vuoksi viestinnän resursseista leikkaaminen olisi hyvin ongelmallista, Repo jatkaa.

Viestinnän tarve on muuttunut ja kasvanut jo ennen muutosneuvottelujen julkistamista. 

– Yhteiskunnassa epävarmuus on lisääntynyt ja muutos on jatkuvaa. Mediankäyttö ja tapa tulkita informaatiota ovat pirstaloituneet ja viestinnän kohderyhmät moninaistuneet. Sosiaalisen median merkitys tiedonsaannin kanavana on edelleen vahvistunut. Nopeimmin ja voimakkaimmin mediankäyttö on muuttunut nuorimmissa ikäryhmissä. Informaatioympäristöjen eriytymistä on ruokkinut yhteiskunnan kiihtyvä polarisaatio, Repo totetaa.

–Julkishallinnon on varmistettava, että tieto kulkee kansalaisille myös tässä maailmantilanteessa, jossa yhteiskunnan epävarmuus on lisääntynyt ja erilaisiin tilanteisiin on varauduttava ennakkoon.

Julkisen sektorin organisaatiot tarvitsevat viestintää nyt ainakin näiden syiden takia

1. Viestinnällä rakennetaan luottamusta kansalaisten ja henkilöstön keskuudessa 

Viestinnän työ on kriittisen tärkeää johdon sekä koko hallinnon avoimuuden toteutumisessa, mitä nykyajassa edellytetään (esim. hallintolaki ja laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta). Julkishallinnossa muutosneuvottelut herättävät huolta paitsi työntekijöiden myös kansalaisten keskuudessa. Avoin ja johdonmukainen viestintä sekä työntekijöiden kuunteleminen on välttämätöntä luottamuksen säilyttämiseksi. Julkisen sektorin toiminnassa on erityisen tärkeää, että kaikki osapuolet, niin henkilöstö kuin kansalaiset, saavat ajantasaista ja selkeää tietoa neuvottelujen syistä, etenemisestä ja vaikutuksista. Myös tiedonsaanti muutoksista ja niiden vaikutuksista on taattava, jotta työntekijät ja kansalaiset ymmärtävät päätösten taustat ja tulevat toimintamallit.

2. Viestintä on keskeinen johtamisen väline –  tarve korostuu suunnan näyttämisessa ja työmotivaation ylläpitämisessä muutosneuvottelujen jälkeen

Muutosten jälkeen on tärkeää, että julkishallinnon organisaatioiden yhtenäisyys ja henkilöstön työmotivaatio säilyvät korkeina. Hyvällä viestinnällä ja johtamisella voidaan varmistaa, että työntekijät tuntevat edelleen olevansa osa yhteisöä, joka työskentelee yhteisten päämäärien saavuttamiseksi. Tämä on olennaista erityisesti julkisen sektorin toiminnassa, jossa työntekijöiden sitoutuminen on suoraan yhteydessä peruspalveluiden tarjoamiseen ja laatuun.

3. Viestintää tarvitaan yleistyneisiin kriisitilanteisiin ja maineen ylläpitämiseen

Kriisiviestinnän taidot, nopea reagointikyky yllättävissä tilanteissa, ennakoiminen ja informaatiovaikuttamiselta suojautuminen ovat yhä keskeisempiä kansallisuuden turvallisuuden ja yhteiskuntarauhan kannalta. Erityisesti julkisella sektorilla kriisinhallinta ja varautuminen ovat kriittisen tärkeitä myös peruspalveluiden takaamiseksi. Julkisen sektorin muutosneuvottelujen seuraukset herättävät myös laajaa julkista keskustelua mediassa.Viestinnän ammattilaisten osaamista tarvitaan maineen hallinnassa, median yhteydenottojen hallinnoinnissa sekä organisaation luottamuksen uudelleenrakentamisessa.

4. Viestinnän keskeinen tehtävä on vahvistaa demokratiaa, ehkäistä ja vähentää polarisaatiota sekä tarjota tutkittuja, tarkistettuja faktoja

Yhteiskunnallisen keskustelun kuuluu olla moniäänistä, mutta keskustelun ilmatila ei saa valua asiantuntijoilta yhteiskuntarauhaa rikkoville tahoille. Äänensävyllä, saavutettavuudella, avoimuudella ja oikea-aikaisuudella voidaan sitouttaa sekä rakentaa luottamusta yhteiskunnassa hallinnon ja kansalaisten välillä.

5. Työyhteisöviestinnällä on yhä suurempi merkitys

Etätyö on lisääntynyt ja toisaalta erilaiset muutokset sekä kriisit vaikuttavat työntekijöiden jokapäiväiseen elämään. Ammattimaisella muutosviestinnällä ja sen johtamisella sitoutetaan haastavissakin tilanteissa. Hallinnon sisäisellä viestinnällä ja sidosryhmäviestinnällä on myös keskeinen merkitys toimivassa yhteiskunnassa. Onnistunut työyhteisöviestintä korreloi tutkitusti asiakastyytyväisyyden ja työnantajamaineen kanssa.

6. Tekoäly tuo julkiselle sektorille uusia haasteita, mutta myös mahdollisuuksia esimerkiksi tunnistaa erilaisia vaikuttamisyrityksiä ja tehostaa työtään. Viestinnän ammattilaisten tehtävä on seurata tekoälyn kehityksen lisäksi siihen liittyvää sääntelyä, samoin kuin viestinnän ja tekoälyn etiikkaan, rekryviestintään, vastuullisuuteen, viherväittämiin ja digitaalisiin palveluihin liittyvää sääntelyä.

Lisätiedot:

Siina Repo
toiminnnajohtaja
siina.repo@viesti.fi 
Viesti ry